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Accedendo a MyDHL+ tramite il link https://mydhl.express.dhl è possibile accedere alla Rubrica Indirizzi.
Accedendo a MyDHL+ tramite il link https://mydhl.express.dhl, effettuare il login come Corporate Admin e seguire il percorso: Impostazione Amministrazione > Indirizzo Rubrica
Questa sezione permette al Corporate Admin di “Gestire le informazioni per” l’intera struttura aziendale, un Gruppo specifico, oppure un Utente specifico: l’opzione può essere attivata selezionandola dal menù a tendina.
Livello aziendale (Ognuno)
Selezionando “Ognuno” è possibile aggiungere contatti per tutta la rubrica aziendale.
Fare clic su Aggiungere nuovo contatto.
Inserire tutti i dati del contatto che si desidera aggiungere alla rubrica e, se necessario, intervenire sulle impostazioni predefinite.
Infine cliccare su Salvare.
Gruppo
Per aggiungere i contatti all’interno del gruppo è necessario selezionare Un gruppo specifico nel menu a tendina e fare clic su Aggiungere nuovo contatto; in alternativa è possibile “spostare” i contatti dalla rubrica dell’azienda a quella del gruppo, cliccando su Copiare.
Individuare il contatto che si desidera copiare e cliccare su per spostarlo nella rubrica del gruppo selezionato; fare clic su OK per confermare.
Utente
Per aggiungere i contatti per un singolo utente è necessario selezionare Una persona specifica nel menu a tendina e cliccare su Copiare per spostare i contatti dal Gruppo all’utente scelto (i contatti devono necessariamente essere stati inseriti all’interno del gruppo).
Individuare il contatto che si desidera copiare e cliccare su per spostarlo nella rubrica dell’utente selezionato; fare clic su OK per confermare.
Modificare o eliminare un contatto
Se si desidera modificare un contatto è necessario selezionare Ognuno o Un gruppo specifico nel menu a tendina, individuare il contatto desiderato e cliccare su Modificare; per cancellare un contatto, il percorso è lo stesso ma è necessario cliccare su Cancellare.
Accedendo a MyDHL+ tramite il link https://mydhl.express.dhl si può creare una Rubrica Indirizzi.
All’interno della Rubrica Indirizzi è possibile:
Per quest’ultima voce è possibile:
Accedendo a MyDHL+ tramite il link https://mydhl.express.dhl se si desidera aggiungere un nuovo indirizzo o più indirizzi è possibile:
Accedendo a https://mydhl.express.dhl si possono aggiungere i contatti nella Rubrica. Per accedere cliccare su Gestione Spedizioni > Rubrica Indirizzi.
Una volta all’interno della Rubrica Indirizzi, cliccare su Caricare i Contatti per visualizzare le nostre opzioni di caricamento:
Cliccando su Caricamento File Personale selezionare lo schema desiderato tra lo schema “MyDHL+ Caricare” e lo schema personale precedentemente salvato (vedi procedura dal menù Crea o Modifica le opzioni di caricamento) dal menù Caricare Opzione.
Attenzione! Salvare il file in formato CSV delimitato da virgola*
N.B. Il prefisso del numero di telefono deve essere quello internazionale e non deve avere il "+" o altri simboli
Clicca qui per consultare lo Schema Linee Guida
Dopo aver effettuato il caricamento del file personale, il sistema mostrerà l'esito con i contatti caricati con successo e gli eventuali errori. Cliccando su Scaricare i dettagli si esegue il download di un file in formato .txt con il dettaglio degli errori.
Accedendo a https://mydhl.express.dhl si possono aggiungere i contatti nella rubrica. Per accedere cliccare su Gestione Spedizioni > Rubrica Indirizzi.
Una volta all’interno della Rubrica Indirizzi, cliccare su Caricare i Contatti per visualizzare le nostre opzioni di caricamento:
Cliccando su Caricare un file personale e abbinare i campi allo schema MyDHL, impostare i seguenti parametri:
Attenzione! Salvare il file in formato CSV delimitato da virgola*
Accedendo a https://mydhl.express.dhl si possono aggiungere i contatti nella rubrica. Per accedere cliccare su Gestione Spedizioni > Rubrica Indirizzi.
Una volta all’interno della Rubrica Indirizzi, cliccare su Caricare i Contatti per visualizzare le nostre opzioni di caricamento:
Cliccando su Crea o modifica le opzioni di caricamento per il futuro, nel campo Create/Edit Upload Format scegliere se creare un nuovo schema o modificarne uno esistente.
Creare un nuovo schema
- Selezionare il nome di un campo dal menu a tendina
- Utilizzare le frecce su e giù per ordinare i campi se necessario
- Cliccare su Aggiungere Campo o Eliminare per inserire o cancellare un campo
Modificare uno schema precedentemente salvato
- Modificare il delimitatore/i che verrà utilizzato nel file CSV per il caricamento
- Cambiare il nome del campo nel menu a tendina
- Utilizzare le frecce su e giù per ordinare i campi se necessario
- Cliccare su Aggiungere Campo e Eliminare per inserire o cancellare un campo
Accedendo a MyDHL+ tramite il link https://mydhl.express.dhl si può creare una spedizione.
Dopo aver effettuato l’accesso al portale MyDHL+ e inserito Login e Password, è possibile accedere alla Rubrica Indirizzi cliccando su Gestione Spedizioni > Rubrica indirizzi.
Una volta all’interno della Rubrica Indirizzi, cliccare sul contatto desiderato per aprirlo.
Scorrere verso il basso per trovare la sezione Pagamento e cliccare su Aperto.
Si aprirà una serie di opzioni di Pagamento da associare al contatto selezionato:
_ Codice Cliente associato al contatto
_ Spese di trasporto
_ Dazi e oneri doganali
_ Condizione commerciale per lo sdoganamento
Modificando le opzioni, si potranno scegliere le impostazioni predefinite per il contatto, tra cui, opzioni di pagamento come le spese a carico del mittente (Porto Franco) o a carico del destinatario (Porto Assegnato).
Per impostare il Porto Assegnato, è necessario che il destinatario abbia un Codice Cliente DHL; in questo caso selezionare "Codice alternativo DHL" nel campo "Costi del trasporto a carico di" e inserirlo.
Accedendo a MyDHL+ tramite il link https://mydhl.express.dhl è possibile creare una Mailing List.
Notifiche e Condivisione
Accedendo a MyDHL+ tramite il link https://mydhl.express.dhl si possono personalizzare le impostazioni di notifica e condivisione delle spedizioni.
Per accedere all’area Impostazioni Personalizzate passare il cursore sulla voce Impostazioni Personalizzate, presente sul lato destro della barra della Home Page. Dal menu Impostazioni personali cliccare su Notifiche e Condivisioni.
Notifiche di stato
Le preferenze selezionate in questa sezione si applicano a tutte le spedizioni. É possibile anche personalizzare le notifiche per singolo contatto accedendo dalla Rubrica. Per Decidere quali status delle spedizioni inviare é necessario cliccare sul riquadro in corrispondenza degli status:
Ritirato
Evento in fase di sdoganamento
Sdoganammento
Eccezioni
In fase di consegna
Inviato
É possibile scegliere la lingua d’invio della notifica tra inglese e italiano.
Dettagli di condivisione
Selezionare l’utente con il quale condividere i dettagli della condivisione selezionado mittente, destinatario o entrambi. Aggiungere eventuali indirizzi mail con il quale voler condividere le informazioni.
Selezionare il modello di condivisione tra:
Incollare i dettagli selezionando le opzioni desiderate tra: Numero di ricerca, Numero di conferma di ritiro, Dettagli della spedizione, Etichetta della spedizione (Waybill), Fattura doganale, Ricevuta delle spedizioni.
Inserire un testo unico da inviare per la condivisione.
Per creare un modello predefinito cliccare la voce corrispondente
Indicare l’oggetto della mail
Creare il messaggio
Selezionare i dettagli da condividere tra: Etichetta della spedizione (Waybill) Fattura Doganale e Ricevuta delle spedizioni.
Per confermare cliccare su Salvare.
Per consultare i report di spedizione, accedere al portale MyDHL+ tramite il link https://mydhl.express.dhl Ciccare su Gestione Spedizioni e selezionare la voce Report.
La pagina mostra una serie di report, tra cui:
Per scaricare ciascun report è necessario cliccare sulle singole voci d’interesse.
Accedendo a https://mydhl.express.dhl si possono importare dei file di spedizioni. Per accedere cliccare su Spedire > Caricare un file di Spedizioni
Caricare uno schema esistente:
Cliccando su questa opzione, il sistema chiede di selezionare uno schema tra:
Schema standard MyDHL+
_ Scegliere se usare l’indirizzo mittente presente nel file oppure sceglierne uno dalla rubrica
_ Decidere se usare il codice Cliente presente nel file oppure scegliere tra quelli caricati nel profilo
_ Segnalare se il file contiene intestazioni di colonna e selezionare la codifica dei caratteri (UTF-8 se non sicuri)
_ Selezionare il file
_ Caricare il file (hard validation)
_ Cliccare su Processare le spedizioni (soft validation)
Se il caricamento funziona per tutte le spedizioni viene visualizzato il messaggio “Successo” in verde che consente di andare direttamente alla “Gestione Spedizioni” per stampare le lettere di vettura.
Se ci sono spedizioni che contengono errori all’interno, il sistema lo segnala con il messaggio “Incompleto” in rosso mostrando nel dettaglio quali sono le correzioni da effettuare. In questo caso è necessario cliccare su “Revisione e modifica delle spedizioni” per correggere le spedizioni.
Nella colonna di destra presente in questo contenuto è possibile scaricare lo Schema standard MyDHL+ (file esempio in cui va cambiata la data di spedizione per renderlo funzionante)
Accedendo a https://mydhl.express.dhl si possono importare dei file di spedizioni. Per accedere cliccare su Spedire > Caricare un file di Spedizioni
Caricare uno schema esistente:
Cliccando su questa opzione, il sistema chiede di selezionare uno schema tra:
Schema Intraship
_ Scegliere se usare l’indirizzo mittente presente nel file oppure sceglierne uno dalla rubrica
_ Decidere se usare il codice Cliente presente nel file oppure scegliere tra quelli caricati nel profilo
_ Segnalare se il file contiene intestazioni di colonna e selezionare la codifica dei caratteri (UTF-8 se non sicuri)
_ Selezionare il file
_ Caricare il file (hard validation)
_ Cliccare su Processare le spedizioni (soft validation)
Se il caricamento funziona per tutte le spedizioni viene visualizzato il messaggio “Successo” in verde che consente di andare direttamente alla “Gestione Spedizioni” per stampare le lettere di vettura.
Se ci sono spedizioni che contengono errori all’interno, il sistema lo segnala con il messaggio “Incompleto” in rosso mostrando nel dettaglio quali sono le correzioni da effettuare. In questo caso è necessario cliccare su “Revisione e modifica delle spedizioni” per correggere le spedizioni.
Nella colonna di destra presente in questo contenuto è possibile scaricare lo Schema intraship (file esempio in cui va cambiata la data di spedizione per renderlo funzionante)
Accedendo a https://mydhl.express.dhl si possono importare dei file di spedizioni. Per accedere cliccare su Spedire > Caricare un file di Spedizioni
Caricare uno schema esistente:
Cliccando su questa opzione, il sistema chiede di selezionare uno schema tra:
Miei schemi
Selezionare uno schema precedentemente salvato tramite le funzioni “Caricare e creare un nuovo schema / Gestione Schemi-Creare per il futuro”.
_ Scegliere se usare l’indirizzo mittente presente nel file oppure sceglierne uno dalla rubrica
_ Decidere se usare il codice Cliente presente nel file oppure scegliere tra quelli caricati nel profilo
_ Segnalare se il file contiene intestazioni di colonna e selezionare la codifica dei caratteri (UTF-8 se non sicuri)
_ Selezionare il file
_ Caricare il file (hard validation)
_ Cliccare su Processare le spedizioni (soft validation)
Se il caricamento funziona per tutte le spedizioni viene visualizzato il messaggio “Successo” in verde che consente di andare direttamente alla “Gestione Spedizioni” per stampare le lettere di vettura.
Se ci sono spedizioni che contengono errori all’interno, il sistema lo segnala con il messaggio “Incompleto” in rosso mostrando nel dettaglio quali sono le correzioni da effettuare. In questo caso è necessario cliccare su “Revisione e modifica delle spedizioni” per correggere le spedizioni.
IMPORTANTE: SE SI HA LA NECESSITà DI FAR PARTIRE DELLE SPEDIZIONI, IL GIOVEDì DOPO L'ORARIO DI CUT OFF O IL VENERDì CARICANDO UN FILE DI SPEDIZIONI, PER EVITARE CHE IL SISTEMA FORNISCA IN AUTOMATICO LA CONSEGNA AL SABATO, è NECESSARIO INSERIRE NEL FILE LA DATA DEL LUNEDì SUCCESSIVO. LA LETTERA DI VETTURA SARà COMUNQUE VALIDA E MANIFESTATA IMMEDIATAMENTE PER ESSERE RITIRATA DAL CORRIERE.
Accedendo a https://mydhl.express.dhl si possono importare dei file di spedizioni. Per accedere cliccare su Spedire > Caricare un file di Spedizioni
Caricare e creare un nuovo schema
Questa opzione consente di caricare un file personale e modificarne la mappatura dei campi collegandoli a quelli della spedizione in MyDHL+.
_ Scegliere se usare l’indirizzo mittente presente nel file oppure sceglierne uno dalla rubrica
_ Decidere se usare il codice Cliente presente nel file oppure scegliere tra quelli caricati nel profilo
_ Inserire il Delimitatore di campo (obbligatorio) e il Delimitatore di testo (facoltativo)
_ Segnalare se il file contiene intestazioni di colonna e selezionare la codifica dei caratteri (UTF-8 se non sicuri)
_ Selezionare il file
_ Caricare il file
_ Dichiarare se il file spedizioni di merce (se non si è sicuri selezionare “Non sicuro”)
L’elenco dei campi visualizzati si basa sui dati disponibili nel file caricato. Il Cliente può ora selezionare i campi e abbinarli ai campi corrispondenti per la creazione della spedizione in MyDHL+. Questo Schema utente viene denominato e salvato per un uso futuro.
MyDHL+ Corporate è la nuova configurazione che permette alle aziende di decidere quale forma dare alla propria piattaforma business e come organizzare “su misura” il proprio sistema di spedizioni, andando incontro ad ogni tipo di struttura aziendale.
Attraverso una configurazione personalizzata, infatti, il sistema MyDHL+ Corporate offre ai suoi amministratori (individuati all'interno dell'Azienda e denominati Corporate Admin) il controllo centralizzato e la totale visibilità degli account aziendali, della cronologia delle spedizioni e della cronologia dei pagamenti, permettendo così di gestire facilmente più account con funzionalità diverse e di controllare gli accessi degli utenti e il processo di creazione di nuova spedizione.
Gli errori di spedizione possono pertanto essere ridotti drasticamente, impostando un flusso di approvazione della spedizione online.
Utilizzando la funzione Rubrica Indirizzi, inoltre, gli utenti hanno la possibilità di condividere i contatti aziendali con tutta l'Azienda.
Questa funzione riduce drasticamente i tempi di inserimento dati e migliora la puntualità delle consegne.
Si parla di spedizione “Shop to shop” nel caso di un Cliente Corporate che abbia necessità di movimentare la propria merce da un magazzino a un altro magazzino della propria struttura, oppure da un proprio punto vendita a un altro punto vendita.
Ipotizziamo il caso di un’azienda che opera a livello internazionale nell'ambito della moda e che nomineremo “Super Fashion”: la boutique di Berlino ha bisogno di una camicetta particolare, ma ha esaurito la taglia, e per accontentare la sua cliente chiede alla boutique “Super Fashion” di Parigi che ha il capo in questione di preparare la spedizione e di addebitarla sul suo Codice Cliente.
Ogni boutique “Super Fashion” avrà dunque un proprio Codice Cliente, che utilizzerà per pagare la spedizione di merce che richiede agli altri punti vendita.
La struttura Corporate viene creata anche in questo caso “su misura”, a seconda dell’esigenza del Cliente, e la gestione DHL creerà gruppi corrispondenti ai diversi reparti e punti vendita, assegnando a ciascuno il relativo Codice Cliente, dei centri di costo usati all'interno della propria organizzazione e un account per l’accesso personale su MyDHL+.
All'interno del profilo Corporate “Super Fashion” ipotizziamo allora di creare diversi gruppi: uno per le boutique italiane che nomineremo “Super Fashion Italia”, uno per le boutique estere che nomineremo “Boutique Super Fashion”, uno specifico per le attività di gestione che chiameremo “Admin”.
All'interno di ciascun gruppo creeremo poi un’utenza specifica per ciascun punto vendita: in “Super Fashion Italia” avremo ad esempio gli utenti “Super Fashion Milano” e “Super Fashion Roma”, cui potranno accedere i rispettivi commessi per effettuare spedizioni; così, in “Boutique Super Fashion” inseriremo gli utenti corrispondenti a “Boutique Berlino” e “Boutique Parigi”.
A ciascun gruppo assegneremo delle restrizioni in base alle richieste del Cliente (il Corporate Administrator): ad esempio una rubrica indirizzi non modificabile e pre-impostata, la possibilità di utilizzare il Codice Cliente di altre boutique per la modalità di spedizione “Shop to Shop”, oppure di limitarne l’utilizzo solo ad alcuni in base al traffico che i vari negozi devono effettuare.
Accedendo a MyDHL+ tramite il link https://mydhl.express.dhl si può creare una spedizione da assegnare a terzi
seguendo il percorso Spedire> Nuova Spedizione.
La spedizione può essere assegnata al proprio mittente (in caso di importazione) o a un terzo, previo salvataggio dello stesso nella Rubrica Indirizzi.
La funzionalità Assegna spedizione offre la possibilità di scegliere se eliminare per il destinatario della nostra assegnazione il login richiesto per eseguire la spedizione con MyDHL+.
Oltre alla convenienza del completamento della spedizione senza login, Assegna spedizione offre anche i seguenti vantaggi:
Per Spedizioni Export verso l'Australia, segnaliamo l'obbligatorietà del campo "Regione" nella compilazione dei dati del destinatario e nel salvataggio del contatto nella Rubrica Indirizzi di MyDHL+.
Nel caso di creazione con MyDHL+ di una "Nuova spedizione" in importazione dal Brasile, il pulsante "Scambiare" non può essere utilizzato:
i dettagli del mittente brasiliano vanno dunque inseriti direttamente nella sezione "Spedisci da".
Cancellando dal form l'indirizzo di spedizione predefinito, selezionare Brazil come Nazione di provenienza e inserire i dettagli.
In alternativa, se si dispone di un contatto precedentemente salvato, è possibile selezionare lo spedizioniere brasiliano nella sezione Rubrica Indirizzi attraverso l'apposito box giallo presente nel campo del Nome:
Dopo aver specificato la Nazione, l'importatore viene informato dei requisiti richiesti dal Brasile per la spedizione:
il governo brasiliano richiede fatture elettroniche (Nota Fiscal electronica o NFe) per ogni spedizione di pacchi dal Brasile.
I dettagli NFe possono essere forniti caricando i file Nota Fiscal o inserendo numeri DANFe (chiavi).
Quando si crea un'importazione, è quindi possibile:
* Completare la spedizione e fornire i dettagli NFe
* Assegnare la spedizione al tuo mittente con i dettagli NFe
* Assegnare la spedizione e chiedere al tuo mittente di fornire i dettagli NFe
Procedere dunque, completati i dettagli e le caratteristiche (tipologia, imballo, modalità di pagamento, data di partenza) della spedizione, all'assegnazione della spedizione stessa al mittente brasiliano, perché possa fornire i dati della "Nota Fiscal Electronica".
Per "Assegnare la spedizione" in questo caso è possibile sia SEGUIRE IL PERCORSO STANDARD DI ASSEGNAZIONE, cliccando sull'apposito pulsante in evidenza nella pagina di creazione della spedizione, sia completare la preparazione e cliccando sul tasto "Accettare e Continuare".
In questo caso si atterrerà sulla pagina dedicata alla "Assegnazione della Spedizione per completare i dettagli della Nota Fiscal Brasiliana":
Tramite questo percorso è possibile specificare se assegnare il solo "Completamento dei Dettagli relativi alla Nota Fiscal Brasiliana" (Cliccare su "Complete Brazil Nota Fiscal Details Only"), oppure "Tutti i dettagli della Spedizione" (Cliccare su "Change Any Shipment Details"), selezionando successivamente se assegnare o meno restrizioni su peso e numero di colli.
Infine cliccare sul tasto "Assegnare la spedizione".
Accedendo a MyDHL+ tramite il link https://mydhl.express.dhl si può creare anche una spedizione in importazione.
Seguendo il percorso Spedire > Nuova spedizione, si accede alla pagina "Da - A", in cui compilare gli indirizzi di mittente e destinatario.
Per poter creare una spedizione in Import basterà cliccare su: "scambiare"
In automatico il sistema scambierà i dati del mittente con quelli del destinatario
Accedendo a MyDHL+ dall'indirizzo https://mydhl.express.dhl si può creare una spedizione in export
Lista di più indirizzi. E' possibile caricare le mailing list nella Rubrica Indirizzi.