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Tramite MyBill, è possibile scaricare più Fatture contemporaneamente in formato CSV personalizzato. Questo significa che si ha la possibilità di raggruppare in un unico file i dati desiderati di Fatture diverse, impostandone l'ordine più adatto alle proprie esigenze. Per effettuare il Download di un CSV personalizzato, vengono illustrati di seguito i passi.

Gestione dei Report su MyBill

Come scaricare i Report su MyBill?

MyBill permette di visualizzare e scaricare due tipologie di Report:

  • i Report Contestazioni: ovvero un riassunto delle segnalazione effettuate tramite MyBill sulle Fatture;
  • CSV Report Consolidato: ovvero il Report in formato CSV sulle Fatture gestite tramite MyBill.
Caricamento file spedizioni

Esempio Schema personale

Accedendo a https://mydhl.express.dhl si possono importare dei file di spedizioni. Cliccando su Spedire > Caricare un file di Spedizioni

Gestione Schemi - Creare per il futuro

Esempio di uno Schema personale:





 

Alla destra di questo contenuto, è possibile effettuare il download del file da caricare nel portale e della tabella dei prodotti DHL (primo campo nello schema).

Attenzione: il file è scaricabile in "xlsx" ma necessita di essere importato in CSV o TXT.

IMPORTANTE: SE SI HA LA NECESSITà DI FAR PARTIRE DELLE SPEDIZIONI, IL GIOVEDì DOPO L'ORARIO DI CUT OFF O IL VENERDì CARICANDO UN FILE DI SPEDIZIONI, PER EVITARE CHE IL SISTEMA FORNISCA IN AUTOMATICO LA CONSEGNA AL SABATO, è NECESSARIO INSERIRE NEL FILE LA DATA DEL LUNEDì SUCCESSIVO. LA LETTERA DI VETTURA SARà COMUNQUE VALIDA E MANIFESTATA IMMEDIATAMENTE PER ESSERE RITIRATA DAL CORRIERE.

_il campo "peso totale dei colli" è in realtà il numero dei colli della spedizione

_modificare la data di spedizione e il codice cliente all'interno del file per farlo funzionare correttamente

_Per alcune spedizioni internazionali,l'inserimento dello stato in "Provincia/stato" è obbligatorio (esempio: Chicago - Illinois)

 

Gestione rubrica indirizzi su MyDHL+

Caricamento Contatti: Caricamento file personale

Accedendo a https://mydhl.express.dhl si possono aggiungere i contatti nella Rubrica. Per accedere cliccare su Gestione Spedizioni > Rubrica Indirizzi.

 

Una volta all’interno della Rubrica Indirizzi, cliccare su Caricare i Contatti per visualizzare le nostre opzioni di caricamento:

  • Caricamento file personale
  • Caricamento file personale con abbinamento campi allo schema MyDHL+
  • Creazione o modifica opzioni di caricamento per il futuro

 

Cliccando su Caricamento File Personale selezionare lo schema desiderato tra lo schema “MyDHL+ Caricare” e lo schema personale precedentemente salvato (vedi procedura  dal menù Crea o Modifica le opzioni di caricamento) dal menù Caricare Opzione.

Attenzione! Salvare il file in formato CSV delimitato da virgola*

  1. Controllare se il file personale contiene una riga d'intestazione e seleziona. l’opzione.
  2. Verificare se i dettagli devono essere troncati. Se il file contiene dati che superano il limite di caratteri, il caricamento avrà esito negativo. Per evitare questo, è possibile selezionare di troncare automaticamente i dati al raggiungimento del limite di caratteri durante il processo di caricamento. Per esempio, se sono presenti più di 50 caratteri (spazi inclusi) nel nostro campo e il limite è 40, saranno caricati i primi 40 caratteri.
  3. Selezionare il set di caratteri, se non sei sicuro seleziona UTF-8.
  4. Selezionare e caricare il file personale.

N.B. Il prefisso del numero di telefono deve essere quello internazionale e non deve avere il "+" o altri simboli

Clicca qui per consultare lo Schema Linee Guida

Dopo aver effettuato il caricamento del file personale, il sistema mostrerà l'esito con i contatti caricati con successo e gli eventuali errori. Cliccando su Scaricare i dettagli si esegue il download di un file in formato .txt con il dettaglio degli errori.

Accedendo a https://mydhl.express.dhl si possono aggiungere i contatti nella rubrica. Per accedere cliccare su Gestione Spedizioni > Rubrica Indirizzi.

 

Una volta all’interno della Rubrica Indirizzi, cliccare su Caricare i Contatti per visualizzare le nostre opzioni di caricamento:

  • Caricamento file personale
  • Caricamento file personale con abbinamento campi allo schema MyDHL+
  • Creazione o modifica opzioni di caricamento per il futuro

 

 

Cliccando su Caricare un file personale e abbinare i campi allo schema MyDHL, impostare i seguenti parametri:

Attenzione! Salvare il file in formato CSV delimitato da virgola*

  1. Controllare se il file personale contiene intestazioni di colonna
  2. Verificare se i dettagli devono essere troncati (se superano la dimensione massima del campo)
  3. Fornire il delimitatore di campo e, se applicabile, delimitatore di testo
    Esempio: "DHL Express", "John Smith", "Indirizzo 1"
    Il delimitatore di campo è una virgola (,) e il delimitatore di testo sono le virgolette (“).
  4. Selezionare il set di caratteri, se non si è sicuri selezionare UTF-8
  5. Selezionare e caricare il file personale

 

Clicca qui per consultare lo Schema Linee Guida

Accedendo a https://mydhl.express.dhl si possono aggiungere i contatti nella rubrica. Per accedere cliccare su Gestione Spedizioni > Rubrica Indirizzi.

 

Una volta all’interno della Rubrica Indirizzi, cliccare su Caricare i Contatti per visualizzare le nostre opzioni di caricamento:

  • Caricamento file personale
  • Caricamento file personale con abbinamento campi allo schema MyDHL+
  • Creazione o modifica opzioni di caricamento per il futuro

 

Cliccando su Crea o modifica le opzioni di caricamento per il futuro, nel campo Create/Edit Upload Format scegliere se creare un nuovo schema o modificarne uno esistente.

Creare un nuovo schema

  1. Inserire un nome per lo schema di caricamento
  2. Fornire il delimitatore/i che verrà utilizzato nel file CSV per il caricamento
  3. Mappatura iniziale:

       - Selezionare il nome di un campo dal menu a tendina

       - Utilizzare le frecce su e giù per ordinare i campi se necessario

       - Cliccare su Aggiungere Campo o Eliminare per inserire o cancellare un campo

  1. Assicurarsi che tutti i campi richiesti siano stati selezionati
  2. Se si desidera includere altri campi opzionali, assicurarsi che siano selezionati
  3. Cliccare Salva

 

Modificare uno schema precedentemente salvato

  1. Selezionare un nome
  2. Apportare le modifiche:

       - Modificare il delimitatore/i che verrà utilizzato nel file CSV per il caricamento

       - Cambiare il nome del campo nel menu a tendina

       - Utilizzare le frecce su e giù per ordinare i campi se necessario

       - Cliccare su Aggiungere Campo e Eliminare per inserire o cancellare un campo

  1. Assicurarsi che tutti i campi richiesti siano stati selezionati
  2. Se si desidera includere altri campi facoltativi, assicurarsi che siano selezionati
  3. Cliccare su Salva

 

Clicca qui per consultare lo Schema Linee Guida

Il portale MyBill

Grazie a MyBill è possibile mantenere il pieno controllo di tutti i propri Codice Cliente DHL in modo semplice ed efficace, tramite un unico portale reperibile online 24 ore su 24. MyBill è ricco di nuove funzionalità, pensate per soddisfare le esigenze dei clienti, facilitandoli nella gestione delle Fatture DHL.

Le nuove funzionalità di MyBill

Le innovazioni introdotte da MyBill permettono ai clienti registrati di:

  • ricevere notifiche tramite posta elettronica sulle nuove Fatture DHL
  • effettuare pagamenti sicuri online con Carta di Credito o Bonifico Bancario di una o più Fatture contemporaneamente
  • visualizzare lo stato delle Fatture e visionare lo storico dei pagamenti
  • visualizzare e scaricare copie di tutte le Fatture in formato PDF, XML, CSV e CSV concatenati personalizzabili
  • visualizzare e scaricare la Documentazione di Supporto (ad esempio le Lettere di Vettura) in formato PDF e visualizzare lo stato delle spedizioni tramite la funzionalità di tracking
  • scaricare Reportistiche su Fatture e transazioni in formato foglio elettronico
  • effettuare contestazioni sulle singole Fatture
  • gestire nuovi Login per utenti interni tramite un Profilo di amministrazione aziendale

I vantaggi di MyBill

I principali vantaggi di MyBill sono:

  • la possibilità di visualizzare e scaricare le proprie Fatture DHL in modo facile e veloce, da un unico punto di accesso
  • la possibilità di effettuare pagamenti online sicuri con Carta di Credito o Bonifico Bancario, in pochi semplici passi
  • la possibilità di accedere all'Archivio delle Fatture e reperire le copie Fatture e documenti a essi collegati, 24 ore su 24
  • la possibilità di avere una visione complessiva sulla propria contabilità con DHL

1) Cliccare su Gestione Spedizioni e selezionare la voce Report.

2) Il menu Report Dettagli Spedizione cliccare su Creare Report doganale.

3) Inserire il nome del report e il suo contenuto.

4) Selezionare Intervallo di data, codice cliente (o Selezionare Tutto) e Status spedizione (o Selezionare Tutto).

5) A lato destro della pagina, cliccando sulla voce Selezionare i campi, è possibile personalizzare il report, procedendo a:

  • Selezionare tutti i campi di interesse che si vogliono avere nel report e eliminare i campi che non devono essere visualizzati, cliccando il tasto elimina.
  • Selezionare l’ordine di visualizzazione di ciascun campo utilizzando i pulsanti laterali.

6) Cliccare su Salvare e successivamente su Salvare Report doganale.

Il report personalizzato sarà visibile in corrispondenza della voce Report Doganale Personalizzato e può essere scaricato in formato CSV

 

Caricamento file spedizioni

Caricare un file di spedizioni

Accedendo a https://mydhl.express.dhl si possono importare dei file di spedizioni. Per accedere cliccare su Spedire > Caricare un file di Spedizioni

 

L’importazione di un file di spedizioni consente il caricamento di un file in formato CSV o XML che contiene tutti i dati necessari per generare una o più spedizioni. Questi file vengono solitamente generati dai sistemi dei Clienti; dopo essere stati caricati, vengono convalidati e vengono generate le spedizioni specificate nel file.

MyDHL+ offre 3 opzioni per l’importazione dei file di spedizioni:

Caricare uno schema esistente:

_ Caricare un file con uno schema DHL o uno dei Miei Schemi

Caricare e creare un nuovo schema:

_ Caricare un file personale e mapparlo con i campi dello schema MyDHL+

Gestione Schemi – Creare per il futuro

_ Modificare la mappatura di uno schema esistente o crearne uno nuovo

Creazione di una spedizione su MyDHL+

Come creare spedizioni in import dall'India su MyDHL+

Le spedizioni di merce provenienti dall’India richiedono delle informazioni aggiuntive rispetto a quelle provenienti da altre Country.

Compilazione Da – A:

Inserire l’indirizzo di origine e di destino (per l’India è obbligatorio compilare anche la riga “Indirizzo 2”).

Sotto il numero di telefono del mittente troveremo il campo “GST/PAN/Aadhaar Numero”, campo non obbligatorio in questa fase di compilazione ma necessario se si sta spedendo merce. Questo numero è da richiedere al mittente indiano.

GST: “Goods and Services Tax”, è un’imposta sui consumi, applicata a beni e servizi nel momento in cui avviene il consumo finale. È una tassa unica che ha sostituito tutte le imposte indirette, statali e centrali.

Se non si è in possesso del GST è necessario assegnare la spedizione al mittente indiano.

CLICCA QUI per scoprire come si assegna una spedizione.

Per tutte le informazioni riguardanti il GST e le norme/restrizioni dell'India, contattare il servizio Clienti al 199.199.345.

 

Selezionare Merci e scegliere se Creare la propria fattura o Utilizzare la propria fattura doganale.

 

Inserire Contenuto delle spedizione, Riferimento e Valore della spedizione.

 

A questo punto inserire i dati richiesti:

 

Una volta completato questo passaggio, selezionare:

Imballo

Modalità di pagamento

Data della spedizione

Ritiro

Cliccare su Accettare e continuare per terminare la spedizione e stampare la lettera di vettura.

 

Per le spedizioni con valore superiore a 50.000 INR è necessario scaricare il file dei dettagli GST da MyDHL+ e caricarlo sul portale governativo, per ottenere la E-way-bill. In caso contrario, non sarà possibile effettuare il ritiro della merce.

Al termine della spedizione basterà accedere all'archivio spedizioni per effettuare il download del file dei dettagli GST.

Spuntare la spedizione e cliccare su azione per effettuare il download.

Il file scaricato in formato CSV contiene il numero di lettera di vettura e le informazioni inserite nei campi riguardanti il GST.



Accedendo a MyDHL+ 
tramite il link  https://mydhl.express.dhl  si può creare una Rubrica Indirizzi.
All’interno della Rubrica Indirizzi è possibile:

  • Modificare, copiare, eliminare i contatti uno ad uno oppure più indirizzi contemporaneamente
  • Creare una spedizione con l’indirizzo selezionato. Cliccando su Creare una spedizione l’indirizzo selezionato viene inserito automaticamente come destinatario, in fase di preparazione di una spedizione
  • Scaricare i contatti: selezionando uno o più indirizzi, si «accende» il tasto Azione, cliccarci sopra e selezionare la voce Scaricare selezionati
  • Caricare i contatti: aggiungere i contatti in Rubrica da un proprio file, che dovrà essere in formato CSV. Cliccare il tasto Caricare i Contatti per procedere.
  • Aggiungere contatto: aggiungere i contatti in Rubrica manualmente
  • Modificare l’ordine delle colonne a seconda delle proprie esigenze cliccando sul pulsante 

Per quest’ultima voce è possibile:



Effettuato l’accesso a MyDHL+ tramite il link https://mydhl.express.dhl, eseguire il login come Corporate Admin e seguire il percorso: Gestione Spedizioni > Report

Il Corporate Admin, oltre ai report che può consultare il single user, ha la possibilità di personalizzare e scaricare i seguenti report:

  • Report Amministratori – per nominativo
  • Report Approvazioni
  • Report Codice Cliente – per utente
  • Report Corporate account – utente migrato
  • Report storico ritiri
  • Report riferimento spedizione – per utente


Report Amministratori – per nominativo

Questo report contiene tutto lo storico delle modifiche effettuate dal Corp admin:



Selezionare i campi per scegliere quali saranno le colonne presenti nel nostro file CSV.



I campi desiderati dovranno essere presenti nella colonna di destra (Mostrare questi campi nel report).
Terminata la selezione, fare clic su Salvare; una volta salvati i campi, cliccare su Scaricare (prima schermata) per effettuare il download in CSV del report.

 

 

Report Approvazioni

Questo report contiene le seguenti informazioni:

_Richieste di approvazione spedizione (per gruppo)

_Dettagli approvazione o rifiuto

_Dettagli della spedizione



Selezionare l’intervallo di data, lo Status delle spedizioni che si desidera includere nel report e fare clic su Scaricare per effettuare il download del CSV.


Report Codice Cliente – per utente

Questo report contiene le informazioni riguardanti i Codici Cliente attivi per singolo user.



Selezionare il Formato, i campi desiderati e fare clic su Scaricare per ottenere il file CSV o PDF.


Report Corporate account – utente migrato

Questo report contiene i dettagli degli utenti che erano già registrati in MyDHL+ e che sono stati “inseriti” nel Corporate tramite la funzione Caricare Utenti.



Selezionare l’intervallo di data desiderato e cliccare su Scaricare per ottenere il file CSV.

 

Report storico ritiri

Questo report contiene tutti i dettagli dello storico dei ritiri prenotati nell’intervallo di data scelto.



Selezionare l’intervallo di data desiderato e Selezionare i campi da includere nel file CSV.



I campi desiderati dovranno essere presenti nella colonna di destra (Mostrare questi campi nel report).
Terminata la selezione, fare clic su Salvare; una volta salvati i campi, cliccare su Scaricare (prima schermata) per effettuare il download in CSV del report.

 

Report riferimento spedizione – per utente

Questo report contiene tutti i riferimenti spedizione per singolo utente all’interno del Corporate.



Selezionare il Formato, i campi desiderati e fare clic su Scaricare per ottenere il file CSV o PDF.

 

Dopo aver effettuato l’accesso a MyDHL+ tramite il link  https://mydhl.express.dhl, effettuare il login come Corporate Admin e seguire il percorso: Impostazione Amministrazione > Utenti



In questo modulo è possibile aggiungere/creare/migrare gli utenti in un profilo Corporate,

definendo i dettagli di accesso in modo che le persone possano iniziare a spedire e modificare i profili a seconda della necessità.

 

Esistono più modi per gestire gli utenti in un profilo Corporate.

  • Per aggiungere gli utenti uno ad uno, cliccare su: “Aggiungere un nuovo utente”




Nel modulo dedicato sarà possibile:

  • Inserire le Informazioni del Contatto del nuovo utente
  • Inserire l’Indirizzo mail di Login del nuovo utente, che deve essere un indirizzo non già presente in MyDHL+
  • Selezionare se rendere o meno Corp Admin il nuovo utente: anche se è possibile avere più Amministratori Corporate per la vostra azienda, si consiglia di fare attenzione nella creazione di amministratori multipli, per garantire un adeguato livello di controllo e di supervisione per l'uso del Codice.
  • Inseirire le “informazioni aziendali” che di default saranno quelle definite dal Corp Admin.
  • Nel modulo “Gruppo e Ruolo”, selezionare il Gruppo nel quale inserire il nuovo utente e se renderlo o meno Amministratore del Gruppo.

Cliccando sul riquadro col simbolo “+” è possibile selezionare un ulteriore Gruppo cui aggiungere l’Utente e di cui renderlo eventualmente Amministratore.



Cliccando su “Salvare” in alto a destra nel modulo, all’indirizzo email dell’utente aggiunto viene immediatamente inviata un’email per l’attivazione del profilo:



Per ogni persona che viene progressivamente aggiunta, il suo nome verrà visualizzato nella tabella presente in Impostazione Amministratore > Utenti con lo stato Attivazione in attesa: questo vuol dire che hanno ricevuto un'email da MyDHL+ che notifica loro che sono idonei alla spedizione.

Quando l’utente ha completato l’attivazione con successo, lo stato cambia diventando Attivo (“Attivare” nell’immagine).



  • E’ possibile aggiungere utenti anche tramite il tasto “Caricare Utenti”: questa opzione pemette di aggiungere ad un profilo Corporate anche utenti già registati in MyDHL+.

Nota: Gli Utenti possono essere caricati SOLO nel caso che il codice Cliente del caricato sia già presente all'interno del Corporate.

FILE CARICAMENTO UTENTI

Per attivare questa opzione è necessario caricare un file in formato CSV, cliccando sul tasto “Cerca File”:


Compilare il file CSV allegato in alto a destra, secondo i seguenti parametri:



Per modificare un utente esistente, spuntare la casella di fianco all’email selezionata e cliccare a destra alla voce Modifica.



Cliccando invece il tasto Azione è possibile eseguire diverse operazioni sugli utenti selezionati:    

1.Modificare il RUOLO dell’Utente.

  1. CANCELLARE un Utente.
  2. DISABILITARE un Utente.
  3. SCARICARE un file CSV collegato all’Utente




Per gestire le impostazioni a livello aziendale è necessario selezionare Ognuno in Gestire le impostazioni per.
Qui è possibile aggiungere, modificare e cancellare i riferimenti spedizione.




Aggiungere uno o più riferimenti:

Singolo riferimento:



_fare clic su Aggiungere Riferimento in basso a destra



_inserire Riferimento e Descrizione
_
cliccare Salvare

Caricare più Riferimenti:



_Fare clic su Caricare Referenze



_Selezionare Cerca file e caricare il documento in CSV
_Scegliere se aggiungere riferimenti o sostituire quelli esistenti
_Cliccare su Salvare


Modificare un riferimento:



_Individuare il Riferimento che si desidera modificare
_Cliccare su Modificare in basso a destra



_Effettuare le modifiche
_Cliccare su Salvare


Cancellare un Riferimento:



_Individuare il Riferimento da eliminare
_Cliccare su Cancellare in basso a destra

In alternativa è possibile spuntare il Riferimento e fare clic su Cancellare selezionati.


MyDHl+
permette di aggiungere un Riferimento addizionale per classificare al meglio le spedizioni.

Formato:

Questo modulo permette inoltre di scegliere il Formato del proprio Riferimento spedizione.



Aggiungere un Formato:



_Cliccare su Aggiungere formattazione
_Selezionare il numero minimo/massimo dei caratteri
_Inserire il Formato (Cliccare su Visualizzare le opzioni di formato per la guida)
_Fare clic su Salvare

È possibile fare un test del formato selezionato cliccando su Test prima di salvare.

Modificare un formato esistente:




_Individuare il formato da modificare
_Cliccare su Modificare in basso a destra
_Effettuare le modifiche
_Cliccare su Salvare

Cancellare un Formato esistente:




_Individuare il Riferimento da eliminare
_Cliccare su Cancellare in basso a destra