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Gestione di una spedizione su MyDHL+

Quali informazioni sono riportate in Quick view?

È possibile tenere traccia delle proprie spedizioni e consultare i dettagli di ogni singola spedizione, accedendo al portale MyDHL+ tramite il link https://mydhl.express.dhl 

Dopo aver effettuato l’accesso a MyDHL+ tramite il link  https://mydhl.express.dhl, effettuare il login come Corporate Admin e seguire il percorso: Impostazione Amministrazione > Utenti



In questo modulo è possibile aggiungere/creare/migrare gli utenti in un profilo Corporate,

definendo i dettagli di accesso in modo che le persone possano iniziare a spedire e modificare i profili a seconda della necessità.

 

Esistono più modi per gestire gli utenti in un profilo Corporate.

  • Per aggiungere gli utenti uno ad uno, cliccare su: “Aggiungere un nuovo utente”




Nel modulo dedicato sarà possibile:

  • Inserire le Informazioni del Contatto del nuovo utente
  • Inserire l’Indirizzo mail di Login del nuovo utente, che deve essere un indirizzo non già presente in MyDHL+
  • Selezionare se rendere o meno Corp Admin il nuovo utente: anche se è possibile avere più Amministratori Corporate per la vostra azienda, si consiglia di fare attenzione nella creazione di amministratori multipli, per garantire un adeguato livello di controllo e di supervisione per l'uso del Codice.
  • Inseirire le “informazioni aziendali” che di default saranno quelle definite dal Corp Admin.
  • Nel modulo “Gruppo e Ruolo”, selezionare il Gruppo nel quale inserire il nuovo utente e se renderlo o meno Amministratore del Gruppo.

Cliccando sul riquadro col simbolo “+” è possibile selezionare un ulteriore Gruppo cui aggiungere l’Utente e di cui renderlo eventualmente Amministratore.



Cliccando su “Salvare” in alto a destra nel modulo, all’indirizzo email dell’utente aggiunto viene immediatamente inviata un’email per l’attivazione del profilo:



Per ogni persona che viene progressivamente aggiunta, il suo nome verrà visualizzato nella tabella presente in Impostazione Amministratore > Utenti con lo stato Attivazione in attesa: questo vuol dire che hanno ricevuto un'email da MyDHL+ che notifica loro che sono idonei alla spedizione.

Quando l’utente ha completato l’attivazione con successo, lo stato cambia diventando Attivo (“Attivare” nell’immagine).



  • E’ possibile aggiungere utenti anche tramite il tasto “Caricare Utenti”: questa opzione pemette di aggiungere ad un profilo Corporate anche utenti già registati in MyDHL+.

Nota: Gli Utenti possono essere caricati SOLO nel caso che il codice Cliente del caricato sia già presente all'interno del Corporate.

FILE CARICAMENTO UTENTI

Per attivare questa opzione è necessario caricare un file in formato CSV, cliccando sul tasto “Cerca File”:


Compilare il file CSV allegato in alto a destra, secondo i seguenti parametri:



Per modificare un utente esistente, spuntare la casella di fianco all’email selezionata e cliccare a destra alla voce Modifica.



Cliccando invece il tasto Azione è possibile eseguire diverse operazioni sugli utenti selezionati:    

1.Modificare il RUOLO dell’Utente.

  1. CANCELLARE un Utente.
  2. DISABILITARE un Utente.
  3. SCARICARE un file CSV collegato all’Utente


Effettuato l’accesso a MyDHL+ tramite il link https://mydhl.express.dhl, eseguire il login come Corporate Admin e seguire il percorso: Impostazione Amministratore > Monitoraggio spedizioni e opzioni di fatturazione online.

Questo modulo offre agli utenti l'accesso alle seguenti funzionalità:

  • Monitoraggio spedizioni e notifiche - Proview
  • Fatturazione online - MyBill
  • Spedizioni in giacenza– Undel



“Iscriversi adesso”:

Per richiedere l'accesso a un modulo esterno:

  1. Fare clic sul pulsante “Iscriversi adesso”.
  2. Selezionare il modulo esterno per cui si richiede l'accesso.
  3. Immettere un identificatore del nickname



La richiesta dell'utente verrà inviata a DHL. Una volta che la richiesta è stata approvata, l'utente riceverà un'email con le credenziali di Username e Password.

 

“Registrarsi per accedere”:

Per stabilire una connessione con il modulo esterno:

  1. Fare clic sul pulsante “registrarsi per accedere”.
  2. Selezionare il modulo esterno richiesto.
  3. Immettere il nome utente e la password forniti da DHL.
  4. Fare clic sul pulsante “Invio”.




Per aggiungere l’accesso a MyBill (fatture) e ad Undel (giacenze), se non si hanno a disposizioni le credenziali, è necessario contattare il reparto Techline al 199.190.191.

Una volta che il Corporate Admin ha registrato l'azienda in un modulo esterno, l'accesso può essere assegnato ai singoli gruppi all'interno dell'azienda.
Dopo essere stati registrati, accedere a Gestione gruppi, selezionare il gruppo, fare clic su Modifica e selezionare l'oggetto di fatturazione configurato.
L'accesso al modulo esterno può essere rimosso dall'amministratore aziendale o di gruppo.

Nel caso di creazione con MyDHL+ di una "Nuova spedizione" in importazione dal Brasile, il pulsante "Scambiare" non può essere utilizzato:



I dettagli del mittente brasiliano vanno dunque inseriti direttamente nella sezione "Spedisci da". 
Cancellando dal form l'indirizzo di spedizione predefinito, selezionare Brasile come Nazione di provenienza e inserire i dettagli. 

  • I campi corrispondenti all’indirizzo seguono un ordine diverso rispetto alle altre Country.
    Il codice postale o la città devono essere inseriti per primi per poter essere convalidati con il database delle poste brasiliane (Correios).

  • Il numero civico è separato rispetto alla riga dell’indirizzo 1.

  • Il codice fiscale CPF o la partita IVA CNPJ sono dati obbligatori per tutte le spedizioni. La mancanza del numero di identificazione fiscale può comportare ritardi di sdoganamento e/o la restituzione all’indirizzo di origine.
     
  • Il campo IE/RG corrisponde ad un dato fiscale e la compilazione è facoltativa: 
    IE: Inscrição Estadual (Registrazione dello stato) è un dato riguardante le persone giuridiche.
    RG: Registro Geral (Registrazione generale) è un numero associato alla carta di identità dei cittadini brasiliani.
    E' possibile compilare questo campo con la parola "Isento" (oppure "ISENTO" o "isento") che equivale all'indicazione "Esente".







In alternativa, se si dispone di un contatto precedentemente salvato, è possibile selezionare lo spedizioniere brasiliano nella sezione Rubrica Indirizzi attraverso l'apposito box giallo presente nel campo del Nome

Dopo aver specificato la Nazione, l'importatore viene informato dei requisiti richiesti dal Brasile per la spedizione: 
il governo brasiliano richiede fatture elettroniche (Nota Fiscal electronica o NFe) per ogni spedizione di pacchi dal Brasile.
I dettagli NFe possono essere forniti caricando i file Nota Fiscal o inserendo numeri DANFe (chiavi).
Quando si crea un'importazione, è quindi possibile:
* Completare la spedizione e fornire i dettagli NFe
* Assegnare la spedizione al tuo mittente con i dettagli NFe
* Assegnare la spedizione e chiedere al tuo mittente di fornire i dettagli NFe



Procedere dunque, completati i dettagli e le caratteristiche (tipologia, imballo, modalità di pagamento, data di partenza) della spedizione, all'assegnazione della spedizione stessa al mittente brasiliano, perché possa fornire i dati della "Nota Fiscal Electronica".

Per "Assegnare la spedizione" in questo caso è possibile sia SEGUIRE IL PERCORSO STANDARD DI ASSEGNAZIONE, cliccando sull'apposito pulsante in evidenza nella pagina di creazione della spedizione, sia completare la preparazione e cliccando sul tasto "Accettare e Continuare".



In questo caso si atterrerà sulla pagina dedicata alla "Assegnazione della Spedizione per completare i dettagli della Nota Fiscal Brasiliana":




Tramite questo percorso è possibile specificare se assegnare il solo "Completamento dei Dettagli relativi alla Nota Fiscal Brasiliana" (Cliccare su "Complete Brazil Nota Fiscal Details Only"), oppure "Tutti i dettagli della Spedizione" (Cliccare su "Change Any Shipment Details"), selezionando successivamente se assegnare o meno restrizioni su peso e numero di colli.
Infine cliccare sul tasto "Assegnare la spedizione".


Le spedizioni verso il Brasile richiedono delle informazioni aggiuntive rispetto alle spedizioni in altre Country:

Compilazione Da – A:

  • I campi corrispondenti all’indirizzo seguono un ordine diverso rispetto alle altre Country. Il codice postale o la città devono essere inseriti per primi per poter essere convalidati con il database delle poste brasiliane (Correios).
  • Il numero civico è separato rispetto alla riga dell’indirizzo 1.

 

Possibili scenari problematici:

  • Il codice fiscale CPF o la partita IVA CNPJ sono dati obbligatori per tutte le spedizioni. La mancanza del numero di identificazione fiscale può comportare ritardi di sdoganamento e/o la restituzione all’indirizzo di origine.  
  • Il campo IE/RG corrisponde ad un dato fiscale e la compilazione è facoltativa:
    IE: Inscrição Estadual (Registrazione dello stato) è un dato riguardante le persone giuridiche.
    RG: Registro Geral (Registrazione generale) è un numero associato alla carta di identità dei cittadini brasiliani.
    E' possibile compilare questo campo con la parola "Isento" (oppure "ISENTO" o "isento") che equivale all'indicazione "Esente".

 

  • Nel caso in cui si selezioni Merce come tipologia di spedizione, è necessario specificare la tipologia di sdoganamento Formal o Informal:

    Formal: per merce destinata alle vendite, richiede un intermediario per lo sdoganamento. Necessaria la registrazione dell'importatore presso il Servizio federale delle dogane (RADAR). Per qualsiasi spedizione con valore dichiarato superiore a 3.000 USD, per merci che richiedono una licenza di importazione (LI), per spedizioni con dimensioni superiori a 98x98x120cm.
    Informal: per le spedizioni con valore fino a 3.000 USD e le merci destinate alla rivendita fino a un limite di 100.000 USD all'anno. Nella descrizione del contenuto va scritto "SCOPO COMMERCIALE", se applicabile.
    Per la fattura commerciale, in caso di proposito commerciale è necessario indicare COSTO DI SPEDIZIONE e CODICE secondo il SISTEMA ARMONIZZATO.

  • Selezionando Formal, la dicitura verrà visualizzata nella lettera di vettura in corrispondenza delle sezione Prodotto e servizi

  • CNPJ / CPF e IE / RG verranno stampati nell’AWB e nell’Archive Doc.

 

 

  

Creazione di una spedizione su MyDHL+

Come portare a termine una spedizione assegnata in MyDHL+?



Quando un utente di MyDHL+ decide di assegnare a terzi una spedizione, questa rimane nel suo Archivio spedizioni con la dicitura "Spedizione assegnata a... con ID temporaneo...".
Sempre dall'Archivio spedizioni sarà possibile verificare l'avanzamento della spedizione che inizialmente riporta la dicitura "in attesa di azione da assegnatario":

Codice identificativo di una spedizione in attesa di essere conclusa. 

codice identificativo della gara d’appalto

Cadastro Nacional da Pessoa Juridica: numero identificativo per persone giuridiche corrispondente a Partita IVA. Dato obbligatorio per le spedizioni da e verso il Brasile 

È il codice identificativo del prodotto utilizzato dal Paese esportatore per classificare le merci destinate all’esportazione. Facilita lo sdoganamento e permette di evitare ritardi.

codice alfanumerico composto da 6/7 caratteri che identifica il ricevente della Fattura Elettronica

Numero univoco e identificativo riportato sulla lettera di vettura, chiamato anche waybill number. Serve a monitorare e ricercare le spedizioni effettuate. 

Codice alfanumerico a discrezione del Cliente per identificare in modo univoco la propria spedizione.