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Tramite MyBill, è possibile scaricare più Fatture contemporaneamente in formato CSV personalizzato. Questo significa che si ha la possibilità di raggruppare in un unico file i dati desiderati di Fatture diverse, impostandone l'ordine più adatto alle proprie esigenze. Per effettuare il Download di un CSV personalizzato, vengono illustrati di seguito i passi.
MyBill permette di scaricare una o più Fatture contemporaneamente in diversi formati, in modo semplice e veloce.
MyBill permette di visualizzare e scaricare due tipologie di Report:
Accedendo a https://mydhl.express.dhl si possono aggiungere i contatti nella Rubrica. Per accedere cliccare su Gestione Spedizioni > Rubrica Indirizzi.
Una volta all’interno della Rubrica Indirizzi, cliccare su Caricare i Contatti per visualizzare le nostre opzioni di caricamento:
Cliccando su Caricamento File Personale selezionare lo schema desiderato tra lo schema “MyDHL+ Caricare” e lo schema personale precedentemente salvato (vedi procedura dal menù Crea o Modifica le opzioni di caricamento) dal menù Caricare Opzione.
Attenzione! Salvare il file in formato CSV delimitato da virgola*
N.B. Il prefisso del numero di telefono deve essere quello internazionale e non deve avere il "+" o altri simboli
Clicca qui per consultare lo Schema Linee Guida
Dopo aver effettuato il caricamento del file personale, il sistema mostrerà l'esito con i contatti caricati con successo e gli eventuali errori. Cliccando su Scaricare i dettagli si esegue il download di un file in formato .txt con il dettaglio degli errori.
Accedendo a https://mydhl.express.dhl si possono aggiungere i contatti nella rubrica. Per accedere cliccare su Gestione Spedizioni > Rubrica Indirizzi.
Una volta all’interno della Rubrica Indirizzi, cliccare su Caricare i Contatti per visualizzare le nostre opzioni di caricamento:
Cliccando su Caricare un file personale e abbinare i campi allo schema MyDHL, impostare i seguenti parametri:
Attenzione! Salvare il file in formato CSV delimitato da virgola*
Accedendo a MyDHL+ tramite il link https://mydhl.express.dhl è possibile consultare il Courier Report.
Il Courier Report contiene una serie di informazioni (numero lettera di vettura, punto di ritiro, numero colli, peso etc...) legate alla/e spedizione/i.
Questa tipologia di report è fondamentale quando si affidano spedizioni al corriere per il ritiro.
Inoltre, il documento di report scaricato deve essere firmato dal cliente e dal corriere, a seguito del ritiro.
Le azioni possibili in questa pagina sono:
1) Cliccare su Gestione Spedizioni e selezionare la voce Report.
2) Il menu Report Dettagli Spedizione cliccare su Creare Report doganale.
3) Inserire il nome del report e il suo contenuto.
4) Selezionare Intervallo di data, codice cliente (o Selezionare Tutto) e Status spedizione (o Selezionare Tutto).
5) A lato destro della pagina, cliccando sulla voce Selezionare i campi, è possibile personalizzare il report, procedendo a:
6) Cliccare su Salvare e successivamente su Salvare Report doganale.
Il report personalizzato sarà visibile in corrispondenza della voce Report Doganale Personalizzato e può essere scaricato in formato CSV
Accedendo a MyDHL+ dall'indirizzo https://mydhl.express.dhl ed effettuando il login, si possono importare dei file di spedizioni.
Per accedere cliccare su:
Spedire > Caricare un file di Spedizioni
L’importazione di un file di spedizioni consente il caricamento di un file in formato CSV o XML che contenga tutti i dati necessari per generare una o più spedizioni.
Queste tipologie file vengono solitamente generate dai sistemi dei Clienti.
Dopo essere stati caricati, vengono convalidati da MyDHL+, che genera le spedizioni specificate nel file.
MyDHL+ offre 3 opzioni per l’importazione dei file di spedizioni:
Accedendo a https://mydhl.express.dhl si possono importare dei file di spedizioni. Per accedere cliccare su Spedire > Caricare un file di Spedizioni
Caricare uno schema esistente:
Cliccando su questa opzione, il sistema chiede di selezionare uno schema tra:
Schema standard MyDHL+
_ Scegliere se usare l’indirizzo mittente presente nel file oppure sceglierne uno dalla rubrica
_ Decidere se usare il codice Cliente presente nel file oppure scegliere tra quelli caricati nel profilo
_ Segnalare se il file contiene intestazioni di colonna e selezionare la codifica dei caratteri (UTF-8 se non sicuri)
_ Selezionare il file
_ Caricare il file (hard validation)
_ Cliccare su Processare le spedizioni (soft validation)
Se il caricamento funziona per tutte le spedizioni viene visualizzato il messaggio “Successo” in verde che consente di andare direttamente alla “Gestione Spedizioni” per stampare le lettere di vettura.
Se ci sono spedizioni che contengono errori all’interno, il sistema lo segnala con il messaggio “Incompleto” in rosso mostrando nel dettaglio quali sono le correzioni da effettuare. In questo caso è necessario cliccare su “Revisione e modifica delle spedizioni” per correggere le spedizioni.
Nella colonna di destra presente in questo contenuto è possibile scaricare lo Schema standard MyDHL+ (file esempio in cui va cambiata la data di spedizione per renderlo funzionante)
Accedendo a https://mydhl.express.dhl si possono importare dei file di spedizioni. Per accedere cliccare su Spedire > Caricare un file di Spedizioni
Caricare uno schema esistente:
Cliccando su questa opzione, il sistema chiede di selezionare uno schema tra:
Schema Intraship
_ Scegliere se usare l’indirizzo mittente presente nel file oppure sceglierne uno dalla rubrica
_ Decidere se usare il codice Cliente presente nel file oppure scegliere tra quelli caricati nel profilo
_ Segnalare se il file contiene intestazioni di colonna e selezionare la codifica dei caratteri (UTF-8 se non sicuri)
_ Selezionare il file
_ Caricare il file (hard validation)
_ Cliccare su Processare le spedizioni (soft validation)
Se il caricamento funziona per tutte le spedizioni viene visualizzato il messaggio “Successo” in verde che consente di andare direttamente alla “Gestione Spedizioni” per stampare le lettere di vettura.
Se ci sono spedizioni che contengono errori all’interno, il sistema lo segnala con il messaggio “Incompleto” in rosso mostrando nel dettaglio quali sono le correzioni da effettuare. In questo caso è necessario cliccare su “Revisione e modifica delle spedizioni” per correggere le spedizioni.
Nella colonna di destra presente in questo contenuto è possibile scaricare lo Schema intraship (file esempio in cui va cambiata la data di spedizione per renderlo funzionante)
Accedendo a https://mydhl.express.dhl si possono importare dei file di spedizioni. Per accedere cliccare su Spedire > Caricare un file di Spedizioni
Caricare uno schema esistente:
Cliccando su questa opzione, il sistema chiede di selezionare uno schema tra:
Miei schemi
Selezionare uno schema precedentemente salvato tramite le funzioni “Caricare e creare un nuovo schema / Gestione Schemi-Creare per il futuro”.
_ Scegliere se usare l’indirizzo mittente presente nel file oppure sceglierne uno dalla rubrica
_ Decidere se usare il codice Cliente presente nel file oppure scegliere tra quelli caricati nel profilo
_ Segnalare se il file contiene intestazioni di colonna e selezionare la codifica dei caratteri (UTF-8 se non sicuri)
_ Selezionare il file
_ Caricare il file (hard validation)
_ Cliccare su Processare le spedizioni (soft validation)
Se il caricamento funziona per tutte le spedizioni viene visualizzato il messaggio “Successo” in verde che consente di andare direttamente alla “Gestione Spedizioni” per stampare le lettere di vettura.
Se ci sono spedizioni che contengono errori all’interno, il sistema lo segnala con il messaggio “Incompleto” in rosso mostrando nel dettaglio quali sono le correzioni da effettuare. In questo caso è necessario cliccare su “Revisione e modifica delle spedizioni” per correggere le spedizioni.
IMPORTANTE: SE SI HA LA NECESSITà DI FAR PARTIRE DELLE SPEDIZIONI, IL GIOVEDì DOPO L'ORARIO DI CUT OFF O IL VENERDì CARICANDO UN FILE DI SPEDIZIONI, PER EVITARE CHE IL SISTEMA FORNISCA IN AUTOMATICO LA CONSEGNA AL SABATO, è NECESSARIO INSERIRE NEL FILE LA DATA DEL LUNEDì SUCCESSIVO. LA LETTERA DI VETTURA SARà COMUNQUE VALIDA E MANIFESTATA IMMEDIATAMENTE PER ESSERE RITIRATA DAL CORRIERE.
Dopo aver effettuato l’accesso a MyDHL+ tramite il link https://mydhl.express.dhl, effettuare il login come Corporate Admin e seguire il percorso: Impostazione Amministrazione > Utenti
In questo modulo è possibile aggiungere/creare/migrare gli utenti in un profilo Corporate,
definendo i dettagli di accesso in modo che le persone possano iniziare a spedire e modificare i profili a seconda della necessità.
Esistono più modi per gestire gli utenti in un profilo Corporate.
Nel modulo dedicato sarà possibile:
Cliccando sul riquadro col simbolo “+” è possibile selezionare un ulteriore Gruppo cui aggiungere l’Utente e di cui renderlo eventualmente Amministratore.
Cliccando su “Salvare” in alto a destra nel modulo, all’indirizzo email dell’utente aggiunto viene immediatamente inviata un’email per l’attivazione del profilo:
Per ogni persona che viene progressivamente aggiunta, il suo nome verrà visualizzato nella tabella presente in Impostazione Amministratore > Utenti con lo stato Attivazione in attesa: questo vuol dire che hanno ricevuto un'email da MyDHL+ che notifica loro che sono idonei alla spedizione.
Quando l’utente ha completato l’attivazione con successo, lo stato cambia diventando Attivo (“Attivare” nell’immagine).
Nota: Gli Utenti possono essere caricati SOLO nel caso che il codice Cliente del caricato sia già presente all'interno del Corporate.
FILE CARICAMENTO UTENTI
Per attivare questa opzione è necessario caricare un file in formato CSV, cliccando sul tasto “Cerca File”:
Compilare il file CSV allegato in alto a destra, secondo i seguenti parametri:
Per modificare un utente esistente, spuntare la casella di fianco all’email selezionata e cliccare a destra alla voce Modifica.
Cliccando invece il tasto Azione è possibile eseguire diverse operazioni sugli utenti selezionati:
1.Modificare il RUOLO dell’Utente.
Effettuato l’accesso a MyDHL+ tramite il link https://mydhl.express.dhl, eseguire il login come Corporate Admin e seguire il percorso: Gestione Spedizioni > Report
Il Corporate Admin, oltre ai report che può consultare il single user, ha la possibilità di personalizzare e scaricare i seguenti report:
Report Amministratori – per nominativo
Questo report contiene tutto lo storico delle modifiche effettuate dal Corp admin:
Selezionare i campi per scegliere quali saranno le colonne presenti nel nostro file CSV.
I campi desiderati dovranno essere presenti nella colonna di destra (Mostrare questi campi nel report).
Terminata la selezione, fare clic su Salvare; una volta salvati i campi, cliccare su Scaricare (prima schermata) per effettuare il download in CSV del report.
Report Approvazioni
Questo report contiene le seguenti informazioni:
_Richieste di approvazione spedizione (per gruppo)
_Dettagli approvazione o rifiuto
_Dettagli della spedizione
Selezionare l’intervallo di data, lo Status delle spedizioni che si desidera includere nel report e fare clic su Scaricare per effettuare il download del CSV.
Report Codice Cliente – per utente
Questo report contiene le informazioni riguardanti i Codici Cliente attivi per singolo user.
Selezionare il Formato, i campi desiderati e fare clic su Scaricare per ottenere il file CSV o PDF.
Report Corporate account – utente migrato
Questo report contiene i dettagli degli utenti che erano già registrati in MyDHL+ e che sono stati “inseriti” nel Corporate tramite la funzione Caricare Utenti.
Selezionare l’intervallo di data desiderato e cliccare su Scaricare per ottenere il file CSV.
Report storico ritiri
Questo report contiene tutti i dettagli dello storico dei ritiri prenotati nell’intervallo di data scelto.
Selezionare l’intervallo di data desiderato e Selezionare i campi da includere nel file CSV.
I campi desiderati dovranno essere presenti nella colonna di destra (Mostrare questi campi nel report).
Terminata la selezione, fare clic su Salvare; una volta salvati i campi, cliccare su Scaricare (prima schermata) per effettuare il download in CSV del report.
Report riferimento spedizione – per utente
Questo report contiene tutti i riferimenti spedizione per singolo utente all’interno del Corporate.
Selezionare il Formato, i campi desiderati e fare clic su Scaricare per ottenere il file CSV o PDF.
Accedendo a MyDHL+ tramite il link https://mydhl.express.dhl si può creare una Rubrica Indirizzi.
All’interno della Rubrica Indirizzi è possibile:
Per quest’ultima voce è possibile:
Le spedizioni di merce proveniente dall’India - come nel caso di export verso l'India - richiedono delle informazioni aggiuntive rispetto a quelle provenienti da altre Country.
Compilazione Da – A:
Inserire l’indirizzo di origine e di destino (per l’India è obbligatorio compilare anche la riga “Indirizzo 2”).
Sotto il numero di telefono del mittente troveremo il campo “India Tax ID/Personal ID”, non obbligatorio in questa fase di compilazione e nel caso di spedizione di documenti, ma necessario nuovamente in seguito se si sta spedendo merce.
Come suggerisce MyDHL+, se non si dispone di un Codice Fiscale / Numero ID personale Indiano del nostro mittente, è preferibile contattare il proprio mittente in India per ottenere i dati richiesti.
Nel caso di spedizione di merce proveniente dall'India,, il sito richiede i seguenti campi
Una volta completato questo passaggio, selezionare:
Imballo
Modalità di pagamento
Data della spedizione
Ritiro
Cliccare su Accettare e continuare per terminare la spedizione e stampare la lettera di vettura.
NB:Per le spedizioni con valore superiore a 50.000 INR è necessario scaricare il file dei dettagli GST da MyDHL+ e caricarlo sul portale governativo, per ottenere la E-way-bill. In caso contrario, non sarà possibile effettuare il ritiro della merce.
Al termine della spedizione basterà accedere all'archivio spedizioni per effettuare il download del file dei dettagli GST.
Spuntare la spedizione e cliccare su azione per effettuare il download.
Il file scaricato in formato CSV contiene il numero di lettera di vettura e le informazioni inserite nei campi riguardanti il GST.
Il portale MyBill
Grazie a MyBill è possibile mantenere il pieno controllo di tutti i propri Codice Cliente DHL in modo semplice ed efficace, tramite un unico portale reperibile online 24 ore su 24. MyBill è ricco di nuove funzionalità, pensate per soddisfare le esigenze dei clienti, facilitandoli nella gestione delle Fatture DHL.
Le nuove funzionalità di MyBill
Le innovazioni introdotte da MyBill permettono ai clienti registrati di:
I vantaggi di MyBill
I principali vantaggi di MyBill sono:
DHL Paperless Trade è un servizio gratuito che consente al mittente di fornire i documenti necessari all’esportazione (come le fatture commerciali o proforma) in formato digitale, caricandoli durante la creazione delle spedizioni.
Questo servizio elimina la necessità di stampare e allegare manualmente i documenti, facendoti risparmiare tempo e denaro e salvaguardando l’ambiente.
Per attivare il servizio basta un click – accedi a MyDHL+ / impostazioni personalizzate / Fatture doganali digitali e seleziona “Si, desidero registrarmi”
Il servizio sarà proposto automaticamente durante la preparazione delle spedizioni, se disponibile nel paese di destinazione e se la spedizione è entro i limiti di valore che alcune dogane prevedono.
I documenti doganali che puoi caricare tramite DHL Paperless Trade sono:
PAPERLESS TRADE con DOCUMENTI OPZIONALI IN FORMA CARTACEA
Puoi usare DHL Paperless Trade per inviare le fatture e la dichiarazione di libera esportazione anche in presenza dei seguenti documenti, che saranno però da applicare in forma cartacea alla spedizione
Nota Bene: La mancata osservanza di queste indicazioni può comportare sanzioni da parte delle autorità doganali e ritardi nello sdoganamento delle spedizioni
TUTTI I DOCUMENTI SOLO IN FORMA CARTACEA
Nei seguenti casi, le dogane di esportazione / importazione non consentono l’uso di documenti digitali.
Tutti i documenti devono essere solo in forma cartacea.
In questi casi Paperless Trade non è applicabile
NB: La mancata osservanza di queste indicazioni può comportare sanzioni da parte delle autorità doganali e ritardi nello sdoganamento delle spedizioni